Neuheit: Validierung der Leistungen durch Ihre Haushaltshilfen

Derzeit muss eine Leistung von Ihren Arbeitnehmern über ihre mobile Anwendung „Job Tracker 2.0“ oder über das IVR-System erfasst werden.

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Sie eine Leistung für Ihren Arbeitnehmer erfassen, wenn dies nicht rechtzeitig geschehen konnte. In diesem Fall wird eine neue Validierungsstufe eingeführt.

Ab dem 1. Juni müssen Arbeitnehmer die von ihrem anerkannten Unternehmen erfassten Leistungen validieren. Ebenso wird diese Validierung erforderlich sein, wenn Sie eine von Ihrem Arbeitnehmer erfasste Leistung korrigieren.

Diese Stufe betrifft auch Leistungen, die vor dem Monat Juni erbracht wurden und noch in Bearbeitung sind. Tatsächlich müssen Leistungen mit folgenden Status ebenfalls von Ihren Arbeitnehmern validiert werden:

• „Erfasst“ (vom anerkannten Unternehmen eingegeben);
• „Validiert“ (wenn vom anerkannten Unternehmen eingegeben);
• „Geändert“;
• „Korrigiert“.

Konkret

1. Sie erfassen ausnahmsweise eine Leistung für Ihren Arbeitnehmer.
2. Ihr Arbeitnehmer erhält eine E-Mail und/oder eine Benachrichtigung über seine mobile Anwendung, die ihn darauf hinweist, dass eine Leistung zur Validierung ansteht.
3. Ihr Arbeitnehmer validiert die erfasste Leistung: Die Validierungsfrist beträgt 5 Arbeitstage, danach wird die Leistung automatisch validiert.
4. Die Leistung wird parallel dem Nutzer angezeigt, damit er sie bestätigen kann.

!Achtung:

Wenn die Leistung nicht innerhalb der vorgegebenen Frist manuell vom Arbeitnehmer validiert wurde, hat der Nutzer 60 Kalendertage Zeit, die Leistung manuell zu validieren, danach wird die Leistung automatisch validiert. Ein Erinnerungs-E-Mail und/oder eine Benachrichtigung über die mobile Anwendung werden nach 20 Tagen und ein zweites Mal nach 40 Tagen gesendet.

Sobald die Leistung automatisch bestätigt wurde, kann sie vom Nutzer nicht mehr beanstandet werden.

Welche Änderungen ergeben sich für Sie?

Diese neue Validierungsstufe führt neue Status ein, wie:

• „vom Arbeitnehmer zu validieren“;
• „vom Arbeitnehmer beanstandet“;
• „vom Arbeitnehmer validiert“.

Diese neuen Status werden in alle relevanten Dokumente integriert: Exportdateien, Benutzerhandbuch usw.

Sie erhalten außerdem neue Mitteilungen, die Sie über die Leistungen informieren, die Ihre Arbeitnehmer validieren oder beanstanden müssen.

Welche Änderungen ergeben sich für Ihre Nutzer? 

Diese neue Stufe führt einen neuen Status „In Validierungswarteschlange“ ein.
Die einzige Änderung für den Nutzer ist das Erscheinen dieses neuen Status in seiner mobilen Anwendung und seinem Sicheren Bereich.

Welche Änderungen ergeben sich für Ihre Haushaltshilfen?  

Die mobile Anwendung „Job Tracker 2.0“ wird angepasst, um diese neue Validierungsstufe zu integrieren:

Benachrichtigungen 

Wenn Ihr Arbeitnehmer die Anwendung auf seinem Telefon hat, erhält er eine Benachrichtigung, die ihn darauf hinweist, dass eine Leistung zur Validierung ansteht. Diese Funktion, die derzeit in Entwicklung ist, wird in Kürze in die Anwendung „Job Tracker 2.0“ integriert.

Dashboard

Wir haben eine neue Startseite eingerichtet, die die Optionen zur Validierung oder Beanstandung enthält. Auf diese Weise kann Ihr Arbeitnehmer die von Ihnen erfassten Leistungen einfach validieren oder beanstanden.

Diese Aktionen müssen zwingend online durchgeführt werden; ein „Offline“-Modus ist nicht möglich.

Verlauf

Der Leistungsverlauf wird ebenfalls mit mehreren Elementen angepasst:

1. Leistungen haben je nach Status eine unterschiedliche Farbe:

• blau für erfasste Leistungen; 
• gelb für ausstehende Leistungen; 
• orange für zu validierende Leistungen; 
• grün für validierte Leistungen.

2. Der Verlauf zeigt die Leistungen der letzten 3 Monate an (außer stornierte Leistungen).

3. Die Art der Erfassung der Leistung (durch Sie oder Ihren Arbeitnehmer) wird ebenfalls unter der Leistung angezeigt.

Darüber hinaus erfordert die Einführung dieser neuen Validierungsstufe mehrere Maßnahmen:

Hinzufügen der E-Mail-Adresse

Um die E-Mail zur Validierung der Leistungen zu erhalten, bitten wir Ihren Arbeitnehmer, seine E-Mail-Adresse in der mobilen Anwendung „Job Tracker 2.0“ wie folgt zu vervollständigen:

• klicken Sie auf „Menü“;
• klicken Sie auf „Mein Profil“;
• klicken Sie auf „Meine E-Mail-Adresse ändern“.
  

Wenn Ihr Arbeitnehmer seine E-Mail-Adresse ändert, können Sie sie nicht mehr ändern.

Installation der Anwendung „Job Tracker 2.0“

Wenn Ihr Arbeitnehmer die Anwendung auf seinem Telefon hat, erhält er die Benachrichtigung, dass eine Leistung zur Validierung ansteht. Falls Ihr Arbeitnehmer seine E-Mail-Adresse nicht eingibt oder die mobile Anwendung nicht installiert, wird die Leistung nach Ablauf von 5 Arbeitstagen automatisch validiert.

Es kann vorkommen, dass Ihr Arbeitnehmer vergisst oder nicht in der Lage ist, seine Leistung vor Tagesende zu erfassen.

Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass Ihre Intervention bei der Leistungserfassung Ihrer Arbeitnehmer nur in Ausnahmefällen erfolgen sollte.

In Kürze finden Sie weitere Informationen auf unserer Website sowie eine Videoanleitung zur Anwendung „Job Tracker 2.0“, um Arbeitnehmer Schritt für Schritt zu begleiten.